La ofimática como herramienta de apoyo

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Hoy en día la industria ofimática se realimenta de las necesidades manifestadas por los propios usuarios, y se desarrolla en función de las mismas. Dichas necesidades son las que tienen una importancia más significativa a la hora de adquirir un producto ofimático y que se enumeran a continuación:

• Fácil manejo.
• Interfaz de usuario amigable, personalizable y sensible al contexto.
• Necesidad de formación mínima.
• Compatibilidad con los productos que ya se poseen.
• Protección de la inversión exigiendo una trayectoria de adaptación a las nuevas tecnologías y una estrategia de futuro que garantice la continuidad del producto.
• Interoperabilidad con otras aplicaciones.
• Facilidad para las comunicaciones con otros entornos operativos.
• Seguridad de los datos
• Soporte de distintas plataformas físicas y sistemas operativos.
• Soporte de los dispositivos requeridos.
• Manuales en la lengua mayoritaria de los usuarios, muy valorables las ayudas embebidas en el producto.

Esta lista, general para todos los productos ofimáticos, podría disgregarse dando lugar a una lista de características técnico-funcionales específicas que se deberían exigir a los diferentes productos ofimáticos.

Conceptos y funcionalidades básicos comunes

Los productos ofimáticos poseen una serie de funcionalidades comunes entre las que cabe destacar:
Ayudas

Existen distintos niveles de ayudas:

• Ayuda de interfaz gráfica
• Ayudas expertas
• Asistente de ideas o gráfico
• Tutoriales 
• Ayuda sensible al contexto  

Barra de botones

Las barras de botones son conjuntos de iconos organizados de distinta forma dependiendo del producto. Su funcionalidad es la de proporcionar al usuario un "camino rápido" e intuitivo para realizar todas aquellas tareas que podría efectuar a través del teclado. Habitualmente están situados horizontalmente en la parte superior de la pantalla en una o varias filas, como se puede apreciar en la figura, y algunos productos tienen una barra adicional en la parte inferior de la misma.

posea las siguientes funcionalidades:

• Disponibilidad de iconos predefinidos.
• Creación de nuevos iconos.
• Personalización de las barras de iconos.
• Ubicación de la barra de iconos en distintos lugares de la pantalla.
• Ayuda contextual en la barra de estado o de título acerca de la funcionalidad del icono sobre el cual está situado el puntero del ratón.

Macrocomandos

Los macrocomandos o "macros" consisten en un conjunto de pulsaciones de teclas, teclas especiales y comandos previamente grabados que pueden ejecutarse cada vez que se desee. Se pueden crear macros grabando las pulsaciones de teclado o utilizando los comandos de macro incluidos en el producto.


Importación / Exportación

Facilidad de poder enlazar documentos desde un producto a otro con distintos formatos. El mayor o menor número de formatos que sea capaz de soportar un producto será una medida directa de su compatibilidad con otras aplicaciones.



Visualización

Los documentos, ya sean pertenecientes a una hoja de cálculo, procesador de textos o un paquete de gráficos y presentaciones deben poderse visualizar en distintas escalas, por debajo o por encima del 100%, sobre el tamaño inicial permitiendo al usuario trabajar con la mayor comodidad posible.

Previsualización e impresión

Antes de imprimir un documento es importante conocer de antemano cual va a ser el aspecto del mismo, su estética, ubicación de gráficos en la página etc., con el objeto de no desperdiciar tiempo ni papel en sucesivas pruebas de impresión.

G.U.I.

Acrónimo inglés que significa Interfaz Gráfica de Usuario. Es una facilidad que otorga al usuario la posibilidad de crear cuadros de diálogo con listas desplegables, botones de confirmación, botones a los cuales se pueden asignar macrocomandos y otras funcionalidades con el objeto de automatizar funciones repetitivas.

- ANALISIS DE LOS PROCESADORES DE TEXTO
¿Qué es un procesador de textos?

El procesador de textos es la herramienta ofimática más extendida del mercado. Esencialmente un procesador de textos es un programa de ordenador diseñado para permitir la fácil manipulación de textos.

Aspectos técnicos en el proceso de adquisición de los procesadores de texto

 Análisis de las necesidades del comprador 

Puntos a considerar

• Requisitos de funcionalidad, facilidad de uso y "amigabilidad".
• Requisitos derivados del entorno de operación desde los puntos de vista del equipamiento físico y del equipamiento lógico (sistema operativo y otros programas de aplicación).

• Factores relativos a las necesidades de los usuarios
• Factores relativos al entorno de operación

 Factores relevantes en el proceso de adquisición 

Es de suma importancia que todos los factores relevantes que intervienen en el proceso de contratación queden debidamente recogidos en el pliego de prescripciones técnicas que regule el contrato. Así mismo, es conveniente que las soluciones ofertadas por los licitadores sean recogidas en los cuestionarios disponibles a tal efecto:

• De empresa
• Económicos
• Técnicos particulares

 Diseño del pliego de prescripciones técnicas particulares

En el pliego de prescripciones técnicas se deben indicar aquellas consideraciones que, extraídas del proceso de análisis de necesidades efectuado previamente, van a determinar las características y requisitos del objeto de nuestro contrato.

Normas y estándares aplicables

ASCII 

ASCII delimitado

PostScript 

HPGL

CGA, EGA, VGA, HCG, DGIS

DIA / DCA

ISO 6937.

ISO 10367:1991

ISO 646:1991

ODA/ODIF

ANÁLISIS DE LAS HOJAS DE CALCULO

¿Qué es una hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo es un programa de ordenador que permite al usuario organizar una matriz de celdas y definir relaciones generalmente matemáticas entre todos o algunos de sus elementos. Así al cambiar el valor de una celda se alterará de forma automática el valor de otras celdas que estén relacionadas con ésta.

Conceptos y funcionalidades básicos

Dirección de celda.

Rango de celdas.

Fórmulas.

Características y funcionalidades a considerar

Es difícil decidir cual de los productos existentes en el mercado es el mejor puesto que todos ellos incorporan alguna característica que lo diferencia de los demás. No obstante existen matices que ayudarán a definir la calidad del producto y cuál es el que más se ajusta a las necesidades del usuario

. 

Listas de macros y funciones.

Agrupamiento y consolidación de hojas.

Formateo de bloques y páginas.

Gráficos

Análisis de datos

Modeladores de datos

Gestores de escenarios

Utilización de Bases de Datos

Objetos y sus propiedades en una hoja de cálculo

Presentaciones

Cuaderno de trabajo

Las hojas de cálculo han dejado de ser matrices de doble entrada por fichero para convertirse en Cuadernos de Trabajo. Estos están formados por un conjunto de hojas de cálculo (hasta 256 en algunos productos) y cada hoja de cálculo a su vez está formada por más de dos millones de celdas organizadas en filas y columnas en las cuales se pueden almacenar fórmulas o datos.

Cada una de estas hojas se puede seleccionar mediante unas pestañas que se encuentran en la parte inferior o superior de la hoja en función del producto. 

                                     Funciones

Matemáticas

Lógicas

De Ingeniería.

Financieras

Estadísticas

De Carácter

Tareas con gráficos

Una de las características más llamativas de una hoja de cálculo es la capacidad de obtener gráficos a partir de los datos contenidos en la hoja. Estos gráficos se obtienen a partir de la selección de un grupo de celdas y el producto debe permitir elegir entre distintos tipos de gráficos. Entre otros se pueden encontrar los siguientes: